The Association of University and University Foundation Conference Offices

Welcome. This portal is a meeting point for professionals in charge of managing events promoted by members of their respective scientific communities and of hosting events of all kinds held at their university.
It also outlines the services offered by Conference Offices of Spanish universities attached to the Association, together with details of their respective university facilities, the calendar of events that they organize, their contact details, and other information of interest to organizers of conferences and events in general. 

XIII Encuentro OCUE - Oviedo

La Asociación de Oficinas de Congresos de Universidades y Fundaciones Universitarias (OCUE) se reunió los días 3 y 4 de mayo, en el Edificio Histórico de la Universidad de Oviedo.

Se trata de una entidad sin ánimo de lucro que agrupa a los departamentos de las universidades y fundaciones universitarias del estado español encargadas de la gestión de eventos promovidos por miembros de sus respectivas comunidades científicas, así como de acoger eventos de todo tipo celebrados en sedes universitarias.

La Fundación Universidad de Oviedo, miembro de esta asociación desde su constitución en el año 2011, ha ejercido este año de anfitriona de décimotercer encuentro anual.

El programa a desarrollar incluyó un open fórum sobre buenas prácticas en la organización de eventos y la presentación de nuevas tendencias e innovaciones tecnológicas para el desarrollo de congresos. En el marco del mismo, la Vicerrectora del Área de Acción Transversal y Cooperación con la Empresa de la Universidad de Oviedo, Eugenia Suárez Serrano, profundizó en la temática y aspectos clave en la organización de eventos sostenibles.

Actividad cultural organizada per Universidad de Oviedo

Proximo encuentro OCUE en Oviedo

El próximo XIII Encuentro OCUE tendrá lugar en Oviedo, los días 3 y 4 de mayo 2018.

Ya se puede realizar la inscripción a través de este enlace:

https://intranetfuo.uniovi.es/web/intranet-fuo/congresos/ocue

Os animamos a tod@s a participar en el encuentro, un espacio de intercambio y aprendizaje en el que se realizará un Open Forum de buenas prácticas, así como sesiones específicas de interés para nuestro sector, como las nuevas tendencias en el mundo de los congresos y/o los actos sostenibles.

Ver los HOTELES recomendados en el documento adjunto.

 

PROGRAMA

Miércoles, 2 de mayo

Llegada de los participantes y cena libre

Jueves, 3 de mayo. 13º Encuentro de Oficinas de Congresos de Universidades y Fundaciones Universitarias.

  • 9h                Entrega de documentación y Registro
  • 9.30h            Apertura de la reunión
  • 10h               Open Forum: Modelos de oficinas de congresos de las universidades y fundaciones universitarias.
  • 11h               Pausa Café
  • 11.30h          Customer Experience / Customer Journey
  • 13.30h          Almuerzo
  • 15.00h          Actos Sostenibles. Ponente: Eugenia Suárez Serrano. Vicerrectora del Área de AcciónTransversal y Cooperación con la Empresa. Universidad de Oviedo
  • 16.30h          Asamblea General de la Asociación de Oficinas de Congresos de Universidades y Fundaciones Universitarias.
  • 18.00h          Fin de la jornada. Actividad cultural organizada per Universidad de Oviedo

Viernes, 4 de mayo

  • 9.30h             Tendencias e Innovaciones en el mundo de los congresos, Parte I. Ponente: Jose Garcia ‐ Aguarod. Fundador del Grupo Eventoplus.
  • 11h                Pausa Café
  • 11.30h           Tendencias e Innovaciones en el mundo de loscongresos. Parte II
  • 13h                Fin de la jornada y almuerzo

 

Attachments:
FileDescriptionFile sizeLast modified
Download this file (Hoteles XIII Encuentro OCUE.pdf)Hoteles recomendados en Oviedo 523 Kb04/20/18 08:36

Crónica de un viaje anunciado

Una delegación de la OCUE visita tres universidades inglesas para conocer otras formas de gestión de espacios

Pedagogía, innovación e intercambio han sido los ejes del viaje que diversos miembros de la Asociación de Oficinas de Congresos de Universidades y Fundaciones Universitarias (OCUE) realizaron del 4 al 7 de febrero a las universidades inglesas de Manchester, Nottingham y Leeds.  En total fueron cuatro intensos días en los que representantes de la Fundació Universitat Autònoma de Barcelona (FUAB), la Fundació Universitat Empresa de les Illes Balears (FUEIB), la Universitat Autònoma de Barcelona (UAB) y la Fundació Universitat Rovira i Virgili (FUrV) visitaron a sus homólogos ingleses para, en palabras de la presidenta de la asociación, Maria Clarella, “aprender” y ver cómo comercializan espacios otras universidades.

La expedición de la OCUE pretendía así incentivar el intercambio de ideas sobre la administración de estos lugares, ahondando en los tipos de comercialización de los espacios que llevan a cabo en dichas universidades y profundizando en la combinación y coordinación de los agentes implicados en la gestión de los espacios universitarios. Por otro lado, el viaje permitió que la delegación conociera los ejes de la gestión en las residencias universitarias, las modalidades de pago, los criterios de admisión o la existencia de programas sociales y actividades para residentes.

Manchester y la flexibilización de espacios

El pistoletazo de salida a la aventura comenzó la mañana del 5 de febrero en la University of Manchester, donde la gerente de ventas de la institución, Maria Domínguez, y el gerente de alojamientos de la misma entidad, Pauls Burns, dieron la bienvenida al grupo. La apretada agenda incluyó visitas a las salas de conferencias de los hoteles, un paseo por las distintas residencias del campus Fallowfield y un tour por Whitworth con visitas al emblemático edificio Sackville y al centro de conferencias Manchester Meeting Place.

Lo cierto es que los datos que maneja la Universidad de Manchester hablan por sí mismos: más de 40.000 estudiantes, unas 8.000 camas y un 92% de ocupación –concretamente, 7.400 plazas-. La universidad sigue una política de comercialización de espacios flexible al asegurar alojamiento al alumnado de primer curso al completo, llegando a tener convenios con particulares para cubrir el total de la demanda. Por su parte, la gestión de los espacios alterna el calendario académico y el de congresos y se cobran todos los espacios independientemente de si las actividades son internas o externas (a excepción de eventos de organizaciones sin ánimo de lucro).

Nottingham Conferences y el nombre propio

Al día siguiente, los miembros de la OCUE recalaron en la Universidad de Nottingham, donde los responsables de la oficina de conferencias Katie Hodson y Andrew May acogieron al grupo para luego visitar los centros de conferencias de East Midlands y Jubilee Campus, el edificio de Humanidades, la residencia Nigtingale, la vila deportiva David Ross y el hotel Ochard.

Los datos también acompañan en Nottingham: 40.000 estudiantes, 12.000 personas en plantilla, 4.000 camas, tres hoteles y dos centros de conferencias. En total, 520 salas de reuniones disponibles durante más de 20 semanas al año que suponen para las arcas universitarias cerca de 9 millones de libras, de las cuales 6 millones provienen de actividades deportivas. Pero el rasgo distintivo es el trabajo para posicionar la marca propia “Nottingham Conferences”, especialmente a través del impulso de campañas específicas. Un ejemplo de ello se articula en torno a “Bringing to Nottingham”, que tiene por objeto posicionar Nottingham Conferences como centro neurálgico de eventos a través del personal investigador que asiste a congresos, quienes se convierten en embajadores de la universidad y posicionan la marca como candidatura para diversos eventos. Como curiosidad, la delegación OCUE descubrió que las instalaciones deportivas de la universidad de Nottingham se construyeron gracias a una donación de más de 40 millones de libras por parte de David Ross, exalumno de la universidad y co-fundador de la empresa de telefonía Carphone Warehouse.

Leeds: la ciudad dentro de la ciudad

La última parada del viaje llevó a la delegación de la OCUE a conocer los entresijos de la gestión de espacios que llevan a cabo en la Universidad de Leeds, donde los gerentes de ventas, Harriet Boatwright y Charlotte Farrar, guiaron a los miembros de la OCUE por Weetwood para luego visitar las instalaciones destinadas a conferencias y alojamiento de la mano de Emma Broadhurst, la ejecutiva de ventas.

Lo cierto es que en el último año la universidad de Leeds ha firmado más de 3.000 convenios con particulares para poder alojar a los más de 6.000 estudiantes de primer curso. Sin embargo, lo más llamativo de Leeds es la compactibilidad del campus, donde la mayor parte de las residencias ocupan edificios antiguos que, a su vez, se mezclan con otros modernos y rehabilitados, dando lugar a una fisonomía arquitectónica semejante a la de una ciudad con entidad propia. La importancia de posicionar el producto se sintetiza su marca propia: Meet In Leeds.

Con todo, el viaje ha permitido a los miembros de la OCUE conocer otras formas de gestión e identificar las claves en la organización de eventos por parte de las universidades inglesas, como la flexibilización de espacios, la alternancia de calendarios académicos y de eventos, la importancia de la marca propia y la necesidad de segmentar públicos.

Leire Giral Aguirre.

XII Encuentro OCUE en Tarragona

El Centro de Formación Permanente de la Fundación URV acogió el pasado 25 y 26 de mayo, a los representantes de las oficinas de congresos de 10 universidades españolas, en el XII Encuentro OCUE, en Tarragona.

Además de compartir información y experiencias sobre la organización de congresos, durante dos días se pudieron escuchar charlas de expertos en el tratamiento fiscal en los congresos nacionales e internacionales y en captación de recursos y patrocinios, con el taller: Presentaciones eficientes de alto impacto ZEN para la captación de recursos y patrocinios, un taller sobre el valor que se puede aportar a la organización de congresos siguiendo el método CANVAS. Tambien se dedicó una sesión a hablar del impacto que la actividad congresual tiene sobre el turismo, con la presencia de la directora del Convention Bureau de Cataluña y una sesión de "Mindfulness para conseguir que el estrés no nos atrape", entre otras.

No faltó la visita a la Tarraco romana y una cena en uno de los restaurantes más modernos de la ciudad.

Al final del encuentro se realizó la asamblea OCUE, que hizo pública la renovación de los cargos de la asociación.

Más información en la web del XII Encuentro.

¡Feliz Navidad desde OCUE!

Desde OCUE, con nuestros mejores deseos para estas fiestas.

 

Nuevos eventos de la UAB!!

Desde la Agencia de Promoción de Actividades y de Congresos (Agència de Promoció d'Activitats i de Congresos) de la Universidad Autónoma de Barcelona nos adjuntan sus últimos cuatro eventos destacados. Os adjuntamos la información para que no os los perdáis!!

 

WEST EAST INSTITUTE LLC CONFERENCE 2017

Entitat Promotora: West East Institute

Durada: 2 días

Sede: UAB CAMPUS ‐ Casa Convalescència

Fecha: 23-1-2017 / 24-1-2017

Pax: 50

Dirección del sitio web del evento https://www.westeastinstitute.com/conferences/

Nombre oficina de congresos: Agència de Promoció d'Activitats i de Congressos

 

               

6TH ANNUAL CONFERENCE ON HUMANITIES AND SOCIAL SCIENCES

Entitat Promotora: Mayaa Egitim Organizasyon

Durada 3 días y medio

Sede: UAB CAMPUS ‐ Casa Convalescència

Fechas: 26-1-2017 / 29-1-2017

Pax: 40

Dirección del sitio web del evento http://uagp.org/6th-annual-conference-on-humanities-and-social-sciences-3/

Nombre oficina de congresos Agència de Promoció d'Activitats i de Congressos

 

 

EUROTAPES Meeting

Entitat Promotora: Institut de Ciència De Materials de Barcelona_ICMAB i European devolopment of Superconducing Tapes_EUROTAPES

Durada<: 2 días

Sede: UAB CAMPUS ‐ Casa Convalescència

Fechas: 13-2-2017 / 15-2-2017

Pax: 50

Dirección del sitio web del evento http://eurotapes.eu/

Nombre oficina de congresos Agència de Promoció d'Activitats i de Congressos

 

4th Workshop on Accelerator Magnets in HTS _WAMHTS-4

Entitat Promotora: Institut de Ciència De Materials de Barcelona_ICMAB i European Organization for Nuclear Researc_CERN

Seu: UAB CAMPUS ‐ Casa Convalescència

Dates: 15-2-2017 / 17-2-2017

Pax: 120

Dirección del sitio web del evento http://ieeecsc.org/events/4th-workshop-accelerator-magnets-hts

Nombre oficina de congresos Agència de Promoció d'Activitats i de Congressos