Una delegación de la OCUE visita tres universidades inglesas para conocer otras formas de gestión de espacios
Pedagogía, innovación e intercambio han sido los ejes del viaje que diversos miembros de la Asociación de Oficinas de Congresos de Universidades y Fundaciones Universitarias (OCUE) realizaron del 4 al 7 de febrero a las universidades inglesas de Manchester, Nottingham y Leeds. En total fueron cuatro intensos días en los que representantes de la Fundació Universitat Autònoma de Barcelona (FUAB), la Fundació Universitat Empresa de les Illes Balears (FUEIB), la Universitat Autònoma de Barcelona (UAB) y la Fundació Universitat Rovira i Virgili (FUrV) visitaron a sus homólogos ingleses para, en palabras de la presidenta de la asociación, Maria Clarella, “aprender” y ver cómo comercializan espacios otras universidades.
La expedición de la OCUE pretendía así incentivar el intercambio de ideas sobre la administración de estos lugares, ahondando en los tipos de comercialización de los espacios que llevan a cabo en dichas universidades y profundizando en la combinación y coordinación de los agentes implicados en la gestión de los espacios universitarios. Por otro lado, el viaje permitió que la delegación conociera los ejes de la gestión en las residencias universitarias, las modalidades de pago, los criterios de admisión o la existencia de programas sociales y actividades para residentes.
Manchester y la flexibilización de espacios
El pistoletazo de salida a la aventura comenzó la mañana del 5 de febrero en la University of Manchester, donde la gerente de ventas de la institución, Maria Domínguez, y el gerente de alojamientos de la misma entidad, Pauls Burns, dieron la bienvenida al grupo. La apretada agenda incluyó visitas a las salas de conferencias de los hoteles, un paseo por las distintas residencias del campus Fallowfield y un tour por Whitworth con visitas al emblemático edificio Sackville y al centro de conferencias Manchester Meeting Place.
Lo cierto es que los datos que maneja la Universidad de Manchester hablan por sí mismos: más de 40.000 estudiantes, unas 8.000 camas y un 92% de ocupación –concretamente, 7.400 plazas-. La universidad sigue una política de comercialización de espacios flexible al asegurar alojamiento al alumnado de primer curso al completo, llegando a tener convenios con particulares para cubrir el total de la demanda. Por su parte, la gestión de los espacios alterna el calendario académico y el de congresos y se cobran todos los espacios independientemente de si las actividades son internas o externas (a excepción de eventos de organizaciones sin ánimo de lucro).
Nottingham Conferences y el nombre propio
Al día siguiente, los miembros de la OCUE recalaron en la Universidad de Nottingham, donde los responsables de la oficina de conferencias Katie Hodson y Andrew May acogieron al grupo para luego visitar los centros de conferencias de East Midlands y Jubilee Campus, el edificio de Humanidades, la residencia Nigtingale, la vila deportiva David Ross y el hotel Ochard.
Los datos también acompañan en Nottingham: 40.000 estudiantes, 12.000 personas en plantilla, 4.000 camas, tres hoteles y dos centros de conferencias. En total, 520 salas de reuniones disponibles durante más de 20 semanas al año que suponen para las arcas universitarias cerca de 9 millones de libras, de las cuales 6 millones provienen de actividades deportivas. Pero el rasgo distintivo es el trabajo para posicionar la marca propia “Nottingham Conferences”, especialmente a través del impulso de campañas específicas. Un ejemplo de ello se articula en torno a “Bringing to Nottingham”, que tiene por objeto posicionar Nottingham Conferences como centro neurálgico de eventos a través del personal investigador que asiste a congresos, quienes se convierten en embajadores de la universidad y posicionan la marca como candidatura para diversos eventos. Como curiosidad, la delegación OCUE descubrió que las instalaciones deportivas de la universidad de Nottingham se construyeron gracias a una donación de más de 40 millones de libras por parte de David Ross, exalumno de la universidad y co-fundador de la empresa de telefonía Carphone Warehouse.
Leeds: la ciudad dentro de la ciudad
La última parada del viaje llevó a la delegación de la OCUE a conocer los entresijos de la gestión de espacios que llevan a cabo en la Universidad de Leeds, donde los gerentes de ventas, Harriet Boatwright y Charlotte Farrar, guiaron a los miembros de la OCUE por Weetwood para luego visitar las instalaciones destinadas a conferencias y alojamiento de la mano de Emma Broadhurst, la ejecutiva de ventas.
Lo cierto es que en el último año la universidad de Leeds ha firmado más de 3.000 convenios con particulares para poder alojar a los más de 6.000 estudiantes de primer curso. Sin embargo, lo más llamativo de Leeds es la compactibilidad del campus, donde la mayor parte de las residencias ocupan edificios antiguos que, a su vez, se mezclan con otros modernos y rehabilitados, dando lugar a una fisonomía arquitectónica semejante a la de una ciudad con entidad propia. La importancia de posicionar el producto se sintetiza su marca propia: Meet In Leeds.
Con todo, el viaje ha permitido a los miembros de la OCUE conocer otras formas de gestión e identificar las claves en la organización de eventos por parte de las universidades inglesas, como la flexibilización de espacios, la alternancia de calendarios académicos y de eventos, la importancia de la marca propia y la necesidad de segmentar públicos.
Leire Giral Aguirre.